Conférence, salon, gala… les événements sont de formidables actions marketing pour les entreprises. Que vous visiez un public B2B ou B2C, voici comment réussir votre prochain événement professionnel:

1. Fixez un objectif clair

Pour que votre événement soit fructueux, il faut préciser son objectif. Promouvoir votre marque, présenter un nouveau produit, attirer de nouveaux clients, remercier votre clientèle fidèle, acquérir des partenaires commerciaux… Dans quel but souhaitez-vous l’organiser ? Vous construirez alors toute la stratégie de votre événement autour de son objectif central.

 

2. Choisissez un thème

Maintenant, il est temps de définir le thème de votre rassemblement. Même si cette étape est facultative, sachez qu’un événement à thème a un impact bien plus fort et durable sur son public. Celui-ci se souviendra davantage de vos efforts, de la décoration, du menu et des animations si le thème est marquant. Bien sûr, sélectionnez un thème cohérent avec votre marque et votre audience.

 

Par ce biais, vous offrirez ainsi une expérience agréable et inoubliable à vos invités. Par exemple, organisez un événement dans le style début du XXe siècle, invitant les hommes à porter des hauts de forme et les femmes à arborer d’élégantes ombrelles.

 

3. Créez votre liste d’invités

Les invités sont au cœur de l’événement, puisqu’il est organisé pour eux. Vous avez donc intérêt à en dresser une liste exhaustive dès le début de la planification. Cela vous permettra d’ajuster au mieux le programme et l’organisation, notamment en fonction du nombre de participants prévus.

 

Surtout pour un événement de type VIP, veillez à ce que toutes les personnes que vous souhaitez inviter figurent sur la liste. Le moindre oubli pourrait avoir de lourdes conséquences sur votre image et sur vos relations avec les personnes oubliées.

 

Par ailleurs, pensez à envoyer votre invitation assez longtemps à l’avance, pour que votre public soit disponible de jour J. L’envoi d’un « save the date », suivi d’une invitation avec demande de « RSVP », est tout indiqué pour un événement de ce type.

 

4. Une invitation personnalisée qui booste la visibilité

Alors que les invitations aux événements sont de plus en plus souvent au format digital, vous pouvez encore opter pour une version papier. Profitez alors de l’envoi par courrier pour joindre un petit cadeau à chaque destinataire. Par exemple, ajoutez un tour de cou personnalisé avec votre logo, auquel est accrochée l’invitation nominative. Sur un site comme celui-ci, il est possible d’en customiser aux couleurs habituelles de votre entreprise ou selon le branding spécial de l’événement.

 

En plus d’être utile, un tour de cou a l’avantage d’être assez léger et compact pour tenir dans une enveloppe. Et pour obtenir une visibilité optimale, demandez aux destinataires de se photographier avec leur tour de cou personnalisé, puis de poster leur photo sur les réseaux sociaux avec le hashtag de l’événement. Après tout, un événement professionnel a aussi une optique de visibilité !

 

5. Communiquez sur les réseaux sociaux

Pour finir, nous vous conseillons d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer avec vos invités. Cela renforcera le sentiment de proximité avec eux, tout en vous permettant de leur transmettre des informations utiles via un canal qu’ils apprécient.