Pour stocker des données en ligne, partager des fichiers sous différents formats et autres, il faut choisir une solution adaptée. Depuis maintenant plusieurs années, Dropbox s’illustre dans ce domaine avec une offre adaptée à tous les besoins. Les utilisateurs ont la possibilité de conserver et gérer de façon optimale tous leurs fichiers volumineux. Mieux encore, leur partage est possible sur tout type de navigateur web. Comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de Dropbox en libre téléchargement ?
Tout savoir sur Dropbox
Aujourd’hui, plus de 17 millions de personnes utilisent fréquemment Dropbox pour stocker et partager des fichiers en ligne. L’application prend en compte plus de 300 formats de document dont :
- Adobe ;
- Google Workspace ;
- Microsoft 365 ;
- Etc.
- Slack ;
- Teams ;
- Zoom ;
- Etc.
Vous pourriez en plus recevoir des suggestions personnalisées de documents ou dossiers en fonction de votre historique d’utilisation. Il s’agit notamment de ceux que vous consultez le plus, ou partagez avec d’autres personnes. Cela peut aussi être lié aux réunions programmées dans votre agenda. Le travail collaboratif est également rendu possible avec Dropbox.
Les fonctionnalités
Comme toute application de stockage et partage de documents digne du nom, Dropbox n’est pas dépourvu de belles fonctionnalités. Ce sont entre autres :
- La gestion des fichiers stockés : grâce à laquelle vous pouvez sauvegarder et synchroniser automatiquement vos fichiers. L’interface vous permet d’accéder aux documents dans le cloud de l’outil, et même de les éditer. Cela se fait depuis n’importe quel périphérique, même en mode hors connexion ;
- Le partage de documents : l’outil met véritablement l’accent sur le travail collaboratif, grâce à son espace partagé. Vous pouvez envoyer un lien par n’importe quel canal, ce qui permet aux collaborateurs d’accéder aux fichiers stockés dans le cloud. Toute une équipe peut ainsi travailler à distance sur un unique document, et faire des sauvegardes en temps réel ;
- Le versionnage des fichiers : les fichiers supprimés peuvent être récupérés dans un délai de 30 jours au moins. Une restauration des versions précédentes peut aussi se faire dans la même période ;
- La confidentialité des données : la sécurité est présente à toutes les étapes de stockage et de partage des documents, puisque les informations sont cryptées. Le dossier qui sert à synchroniser les données ne craint pas les crashs d’ordinateurs et d’autres incidents qui peuvent impacter les données. Les fichiers partagés peuvent aussi être protégés par un mot de passe pour authentifier les utilisateurs.
Dropbox est gratuit pour vous permettre de tester ses services avant de vous engager plus loin. Vous avez ainsi droit à 2 Go de stockage pour cette formule par utilisateur. Les options de stockage sont plus poussées si vous optez pour le service cloud. Vous aurez ainsi le choix entre trois formules payantes. La durée d’abonnement est d’une année, et avec les avantages qui suivent :
- 9,99 euros par mois et pour 1 utilisateur : vous avez droit à 2 To de stockage, et des options de partage poussées. Ce sont par exemple le verrouillage des fichiers pendant une transmission ;
- 10 euros mensuels/utilisateur : à partir de 3 utilisateurs, vous avez droit à un espace de stockage de 5 To. L’historique des fichiers couvre 180 jours, et vous accédez à des options plus avancées pour gérer vos équipes ;
- 15 euros mensuels/utilisateur : à partir d’un nombre de 3 utilisateurs, vous bénéficiez d’un espace illimité de stockage et de toutes les fonctionnalités de Dropbox ;
- 16,99 euros mensuels/utilisateur : jusqu’à 6 personnes peuvent partager cette formule qui donne droit à 3 To de stockage. Vous accédez aussi à un dossier familial qui optimise tous vos partages de fichiers.
Il est également possible de tester pendant 30 jours l’offre que propose Dropbox. Vous avez ainsi le temps de vous faire une idée de l’outil, et prendre la bonne décision quant à son adoption ou non.
La gratuité de Dropbox : comment en bénéficier ?
La formule d’entrée de gamme de Dropbox est destinée à un large public. Vous pouvez ainsi conserver plus de 2 Go de fichiers. Elle est dénommée Dropbox Basic et bénéficie d’un dispositif de chiffrement (AES 256 bits). Vous pouvez ainsi accéder à la version antérieure d’un document pendant une période de 30 jours. L’espace de stockage de cette formule de base peut être augmenté. Vous devez pour cela inviter des amis via à un lien, afin qu’ils installent Dropbox.
Cela vous permet de gagner 500 Mo de plus sur chacun de vos filleuls. Pour accéder à Dropbox gratuit, vous devrez respecter une certaine procédure. Elle se décline en étapes qui suivent :
- Créer un compte sur la plateforme de Dropbox ;
- Se connecter à Dropbox ;
- Importer ensuite les fichiers à stocker dans le cloud.
Comme vous le constatez, la procédure pour utiliser Dropbox est d’une grande simplicité. Ceux qui le souhaitent pourront même envisager l’usage des fonctionnalités supplémentaires.
La formule Dropbox Spaces
En dehors du stockage en ligne, Dropbox propose aussi une fonctionnalité baptisée Spaces. Il s’agit d’une workplace dans laquelle vous retrouverez tous les éléments utilisés par une équipe sur un projet. Ce sont notamment :
- Les documents ;
- Les outils ;
- Les plannings.
Ainsi, il est beaucoup plus simple de travailler à distance et collaborer sur des dossiers. Pour preuve, Dropbox Spaces inclut des outils pour gérer de façon efficace vos tâches et réunions. Vous pouvez consulter vos fichiers stockés sous diverses formes à savoir :
- Timeline ;
- Suivi individuel ;
- Par projet ;
- Liste ;
- Calendrier ;
- Etc.
Dans le calendrier, Dropbox Spaces permet de synchroniser les réunions. Vous avez ainsi un espace particulier dans lequel les mener avec toutes les ressources disponibles. La fonctionnalité ‘’mise à jour’’ tient tout le monde au courant de l’avancée des travaux. Les différents intervenants peuvent ajouter des commentaires. Une collaboration en temps réel est également possible, puisque vous avez accès à des outils comme Zoom et Slack.
Comment se connecter et télécharger Dropbox ?
L’accès à Dropbox est conditionné à la création d’un compte. Vous devez alors vous rendre sur le site de l’éditeur, puis entrer les informations demandées. Ce sont entre autres :
- Votre adresse mail ;
- Votre nom ;
- Votre mot de passe ;
- Etc.
Des applications Dropbox peuvent être installées sur différents périphériques pour permettre un accès facile à vos fichiers. Vous pourrez les installer sur presque tous les systèmes d’exploitation à savoir :
- Windows ;
- Mac ;
- Android ;
- iOS.
Quant au téléchargement de Dropbox, il ne peut se faire qu’en fonction du périphérique dont vous disposez. Sur mobile, vous pourrez trouver l’application Dropbox sur Play store ou App Store. Sur un ordinateur, il faudra se rendre sur le site de Dropbox pour télécharger le logiciel compatible. Vous n’aurez besoin que d’un seul compte pour effectuer la connexion de tous vos appareils.
Faut-il choisir Dropbox Business ?
Il est évident que Dropbox Basic ne conviendra pas à tous les utilisateurs, notamment les entreprises. Ces derniers pourront donc choisir Dropbox Business, qui est une formule beaucoup plus adaptée. Elle permet d’avoir un espace de stockage plus conséquent, mais les particuliers dans le besoin pourront aussi l’utiliser. L’avantage est que vous bénéficierez en plus de fonctions plus poussées. Les forfaits regroupés dans l’offre Dropbox Business sont au nombre de quatre.
Ils sont ainsi conçus pour répondre aux besoins des entreprises en fonction de leurs besoins et volumes de stockage. En voici un aperçu :
- Dropbox Business Standard : qui vous donne droit à 5 To d’espace pour stocker vos données. Vous avez aussi accès à des options d’administration poussées à 10 euros mensuels/utilisateur ;
- Dropbox Business Advanced : une formule à 15 euros mensuels/utilisateur bien plus complète. Vous disposez d’options d’intégration, d’audit et d’administration. Ce forfait est vraiment illimité ;
- Dropbox Business Standard+ DocSend : avec une tarification de 45 euros mensuels/utilisateurs, cette formule comprend de nombreuses options en plus de celle de Dropbox Standard. Il s’agit notamment du DocSend, qui sécurise encore plus le partage de document. Les accès sont gérés par un code secret ou des utilisateurs approuvés ;
- Dropbox Business Enterprise : cette formule est destinée aux grandes entreprises. Elle comprend tout ce qui est inclus dans Dropbox Business Advanced, et plus encore. Il s’agit des options d’EMM (Enterprise Mobility Management), avec d’autres avantages diversifiés.
Pour conclure
En débitive, Dropbox est une solution de stockage en ligne qui correspond à tous les usages. Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous trouverez la formule faite pour vous. Une version gratuite existe en téléchargement sur le site de l’éditeur. Elle vous permet de prendre en main l’outil et le tester, avant de choisir une formule supérieure. Dropbox peut être installé sur tous les systèmes d’exploitation, mobiles ou non.
Les entreprises pourront adopter Dropbox Business pour encore plus d’espace de stockage. Elles ont ainsi le choix entre de nombreuses formules en fonction de leurs besoins. Entre Dropbox Business Standard, Advanced, Standard + DocSend et Enterprise, chacune en aura pour son budget. Il ne vous reste plus qu’à choisir et télécharger la version Dropbox dont vous avez besoin.
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