Utiliser un logiciel de paie est indispensable quand on sait qu’en France, près de 7 millions de fiches de paie contiennent des erreurs chaque mois. Le logiciel de paie facilitera la gestion des paies pour les entreprises. Il reste un élément au cœur de l’organisation d’une entreprise et lui permettra d’être plus efficace. En effet, il lui permet de gagner du temps et de se concentrer sur d’autres activités plus productives. Reconnaissons tout de même que le choix d’un bon logiciel ne sera aucunement aisé quand on considère toutes les offres disponibles. C’est à juste titre alors que le présent texte aborde les critères à considérer dans votre choix.

La simplicité et l’ergonomie

Le choix de votre logiciel doit inéluctablement reposer sur la simplicité de l’outil et sa facilité d’utilisation. Il doit être facilement utilisable aussi bien par les professionnels que les débutants. Son interface se doit d’être intuitive afin de vous faire gagner du temps. Pour vous rendre la tâche plus aisée, ledit outil devra vous permettre d’entrer uniquement les éléments variables de paie d’un mois sur l’autre. Les autres informations comme les absences vont être intégrées automatiquement. Pour mieux éditer aussi vos fiches de paie, vous pouvez vous rendre sur karotpay.com. Une fois que vous y remplissez votre convention collective, le logiciel doit vous guider dans le remplissage des données de paie. C’est en cela que vous ne commettrez plus d’erreurs sur vos fiches. Par ailleurs, l’outil de gestion de paie à choisir doit être facilement paramétrable. Ainsi, vous n’aurez pas de peine à l’adapter aux caractéristiques de votre entreprise.

Une solution évolutive

Le logiciel que vous choisirez doit être évolutif. Cela dit, avant d’opérer votre choix, vous devez faire une projection dans le long terme. L’entreprise n’est pas créée pour rester au même niveau. Avec une telle projection, vous aurez une idée des ressources humaines dont vous aurez besoin, de l’affluence qu’il pourrait y avoir dans votre boîte noire. Dès lors, le logiciel que vous aurez à choisir doit bien s’adapter à ces changements futurs. Rappelons aussi qu’il ne serait pas bienséant de changer chaque fois de logiciel à mesure que la firme grandit. Car, il faut un temps pour la parfaite maîtrise et ce temps, vous deviez le consacrer à accroître votre productivité. De plus, le logiciel doit pouvoir intégrer instantanément les évolutions règlementaires et légales du droit social français. De ce fait, vos fiches de paies ne présenteront aucune erreur. Il faut noter que depuis le 1er janvier 2018, les bulletins de paie doivent être simplifiés. De plus, les bulletins de paie établis à partir du 1er janvier 2019 doivent comporter les nouvelles mentions concernant le prélèvement à la source.

L’automatisation pour un gain de temps certain

L’outil d’aide à la gestion des paies de votre choix doit pouvoir rendre fluide la relation entre le service des ressources humaines et celui de la comptabilité. Ce logiciel doit vous permettre d’avoir un dossier bien détaillé de chaque employé comportant les informations relatives à leur paie. Ainsi, il pourra automatiser la création et l’envoie des déclarations sociales à tous les organismes concernés. Dès lors, l’entreprise perdra moins de temps et gagnera en productivité. Pour un gain de temps encore plus intéressant, votre logiciel devra intégrer les fonctionnalités du SIRH. Il peut intégrer un module de gestion des congés et des notes de frais de même qu’un module de gestion des heures de travail. Avec le module de notes de frais, chaque salarié pourra remplir directement ses informations. Dans le module gestions des congés, il pourra mettre les informations concernant ses absences. Il ne restera alors qu’au service de la comptabilité ou des ressources humaines de déterminer simplement le taux de remboursement après avoir validé les demandes.

La sécurité des données, un point capital à ne pas négliger

Ici, vous aurez le choix entre un logiciel avec une licence et un logiciel en SAAS. Pour le logiciel avec licence, vous payerez une licence pour chaque poste d’utilisation dans votre entreprise. Aussi, vous aurez à payer pour les mises à jour de votre outil. En ce qui concerne le SAAS, vos données sont hébergées sur un serveur à l’extérieur de votre entreprise. Pour cette raison, vous devez bien vérifier au préalable que votre fournisseur est fiable et que les données de vos salariés sont régulièrement sauvegardées. Il s’agit ici d’une formule par abonnement et vous n’aurez pas besoin d’installer une application sur vos installations informatiques. Enfin, vous devez bénéficier d’une assistance technique pendant l’utilisation de votre logiciel de paie. En optant pour le SAAS, vous pourrez contacter directement ce support par messagerie instantanée via l’interface du logiciel. Au reste, vérifiez bien que vous pouvez les joindre 24 h sur 24.





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