Remercier ses équipes. Mettre des idées en commun pour un nouveau produit. Les séminaires d’entreprises sont des événements professionnels importants et le choix du lieu joue tout son rôle.
Comment organiser un séminaire ou événement d’entreprise rapidement ?
Il est courant que le chef d’entreprise désigne un membre du personnel pour se charger de l’organisation de cet événement. Même si cela parait relativement simple ; ce n’est qu’une impression.
Il faut en effet trouver un lieu permettant de recevoir un nombre de personnes donné, avec quelquefois du matériel spécifique, tout en cherchant aux alentours un endroit pour se restaurer et ce, en respectant un budget imparti. Un casse-tête quand cela se cumule avec les tâches habituelles.
Certaines entreprises pourtant, se spécialisent dans l’aide à l’organisation de ce type d’événements et il est facile de se rapprocher d’elles pour en savoir plus sur la location de salles et les prestations proposées.
Comment choisir le lieu du séminaire ?
Une des principales choses à se demander est l’objectif attendu de cet événement. S’il faut offrir des prix, par exemple ou remercier des partenaires, le lieu doit être plus prestigieux que pour une rencontre de travail entre collaborateurs.
Pourtant, le dépaysement offert par un endroit de renom peut quelquefois être bénéfique pour « sortir de sa zone de confort » et une certaine routine qui s’instaure au sein de l’entreprise.
Le nombre de participants est bien entendu primordial pour louer une salle assez grande avec autant de places assises.
Ces lieux étant rarement à usage unique, il est important de vérifier si la salle ou la pièce offre assez de confidentialité (proximité avec d’autres salles, épaisseur des murs), pour parler de dossiers sensibles ou des résultats financiers ; sans gêner autrui ou risquer d’être entendus.
Doit-on commencer par choisir la salle ?
Avant de choisir la salle, il faut avoir en tête plusieurs facteurs importants.
En premier lieu le nombre de personnes attendues. Un lieu de séminaire est fait pour un nombre maximum de personnes. Ce nombre est déterminé par la taille de salle, mais aussi en fonction de règles de sécurité.
Enfin, si l’événement est l’occasion pour un ou plusieurs orateurs de s’exprimer, il faut que la configuration de la salle le permette. On n’entend pas de la même façon ; c’est compréhensible ; dans une salle prévue pour 15 personnes que dans un auditorium où l’on peut asseoir 300 personnes ou plus. Il faut donc s’assurer que toutes les personnes invitées ont répondu et combien seront présentes, de façon effective.
Enfin, l’organisation d’un tel événement étant lié à une somme précise (ou tout au moins une fourchette de prix), il faut voir si l’argent doit servir uniquement pour cette salle ou doit aussi servir pour réserver des places de restaurant, un petit déjeuner, du matériel etc…
Une fois que les informations sont plus précises, il est alors temps de choisir le lieu de réunion ; seul ou en se faisant aider par des prestataires extérieurs ; à qui l’on peut déléguer cette recherche.
