Vos salariés réalisent régulièrement des déplacements professionnels pour l’intérêt de l’entreprise. Ils doivent alors créer des notes de frais pour obtenir le remboursement de certaines dépenses. Pour une entreprise, la gestion des notes de frais est lourde. Plusieurs étapes contraignantes sont à réaliser et elles sont une source de perte de temps. Pour optimiser ces actions, il est aujourd’hui particulièrement intéressant de trouver des solutions performantes grâce à l’utilisation de logiciels comme Expensya.Nos conseils pour accélérer le processus de traitement des notes de frais sont à lire dans l’article suivant.

 

Utiliser des outils pour optimiser la gestion des notes de frais

 

Dans un premier temps, il est intéressant de se pencher sur des solutions digitales performantes. C’est notamment le cas des logiciels comme Expensya pour optimiser l’ensemble du traitement autour de la note de frais.

 

Ce logiciel de notes de frais permet tout d’abord aux salariés de prendre simplement en photo leurs justificatifs. Ils n’ont plus à perdre du temps à entrer les informations importantes. Le remplissage se fait désormais automatiquement. Cette étape est alors largement simplifiée. Ensuite, l’ensemble des justificatifs est à la disposition des responsables via le logiciel.

 

Cette plateforme centralise alors l’ensemble des informations pour faciliter le transfert des données entre chaque personne. Une façon efficace d’accélérer la gestion des notes de frais au quotidien.

 

Faciliter le contrôle pour permettre un remboursement rapide

 

Le remboursement des notes de frais est une étape cruciale, mais importante. En effet, ces remboursements sont strictement encadrés. Il est possible de prendre à la charge de l’entreprise les dépenses qui servent uniquement son intérêt. Par exemple, il n’est pas justifié de rembourser les frais de repas de toute la famille du responsable marketing, alors qu’il devait être seul à se déplacer.

 

Ainsi, il est particulièrement important pour l’entreprise de contrôler correctement les justificatifs à rembourser émis par les salariés. Avec le logiciel Expensya spécialisé dans la gestion des notes de frais, il est possible d’avoir directement accès aux documents justificatifs des salariés. De cette manière, le chef d’entreprise peut contrôler ces derniers et optimiser sa gestion des notes de frais avant de faire passer ces justificatifs au service de la comptabilité afin d’obtenir leur remboursement.

 

En effet, l’entreprise peut être sanctionnée par les autorités administratives si elles effectuent des remboursements sous la forme de notes de frais qui n’ont pas d’intérêt pour l’entreprise. Il faut alors avoir une vigilance permanente sur la qualité des notes de frais réalisées par les salariés de l’entreprise avant de lancer le remboursement.

 

En définitive, l’utilisation d’un outil adapté comme Expensya permet à l’entreprise de gagner en efficacité puisqu’elle peut avoir un œil beaucoup plus performant sur les dépenses professionnelles engendrées par ses salariés.

 

Avoir une vue globale intéressante pour anticiper les dépenses professionnelles

 

L’utilisation d’outils adaptés permet encore d’avoir une vue d’ensemble. Le chef d’entreprise peut rapidement visualiser les dépenses à la semaine, au mois et à l’année de son entreprise au niveau des notes de frais, notamment. Cette visualisation lui permet de pouvoir anticiper les prochains mois au niveau de son budget.

 

Le logiciel comme Expensya sert alors véritablement d’outil pour monter la stratégie financière à venir de l’entreprise. Les équipes peuvent alors appuyer leurs réunions à l’aide de tableaux fournis par le logiciel comme Expensya. Le logiciel est alors un véritable outil de travail quotidien pour l’entreprise.

Ainsi, toutes les actions globales autour de la gestion des notes de frais sont optimisées lors de l’utilisation d’outils adaptés. Une véritable structure s’organise autour des tâches professionnelles pour accélérer cette gestion parfois contraignante au quotidien.